Księga mycia – jak ją prowadzić i dlaczego wymaga aktualizacji?

Księgę mycia aktualizujemy zawsze wtedy, gdy wprowadzane są jakiekolwiek zmiany w jej treści. W praktyce oznacza to nadanie kolejnego numeru aktualizacji, wpisanie nowej daty oraz złożenie podpisów przez osoby odpowiedzialne za nadzór nad dokumentacją. Dzięki temu księga pozostaje spójna i czytelna, zarówno dla pracowników, jak i podczas kontroli.

Szczególną sytuacją jest zmiana partnera dostarczającego preparaty myjące. W takim przypadku aktualizacja księgi jest konieczna, ponieważ należy wprowadzić nazwy nowych środków, ich stężenia robocze oraz ewentualne zmiany parametrów, takich jak temperatura. Bardzo często oznacza to opracowanie księgi mycia od nowa, już w oparciu o nowe produkty i aktualnie stosowane rozwiązania technologiczne.

Każda zmiana, nawet pozornie niewielka, na przykład zamiana jednego preparatu na inny, bardziej wydajny lub oparty na nowszej technologii, powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji. W takich sytuacjach księga mycia po prostu musi zostać poprawiona tak, aby odpowiadała faktycznemu przebiegowi procesów w zakładzie.

Odpowiedzialność formalna najczęściej spoczywa na dziale jakości. W praktyce, przy współpracy z partnerem technologicznym, opracowanie, aktualizacja i nadzór nad księgą mycia są przejmowane przez dostawcę systemów higienicznych i preparatów.

Często pojawia się pytanie, kto odpowiada za takie działania: dział jakości po stronie zakładu czy zewnętrzny partner. W momencie rozpoczęcia współpracy przejmujemy pełną obsługę w tym zakresie. Obejmuje ona zarówno aktualizację kart mycia, jak i opracowanie kompletnej księgi mycia od podstaw, z wykorzystaniem naszych preparatów. Zapewniamy przy tym pełne wsparcie i bieżące doradztwo.

Duże znaczenie ma również czas realizacji. Zależy nam na tym, aby aktualizacje były przygotowane możliwie szybko, zazwyczaj w ciągu kilku dni. Jest to istotne, ponieważ kontrole mogą pojawić się w każdej chwili, a dokumentacja musi być zgodna z aktualnym stanem zakładu.

Tak, księga mycia może być prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem że zastosowany system spełnia określone wymagania. Kluczowe znaczenie ma pełna kontrola nad zapisami, możliwość jednoznacznej identyfikacji osób wykonujących i zatwierdzających działania oraz zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanymi zmianami.

System elektroniczny powinien umożliwiać archiwizację dokumentów, szybki dostęp do historii zapisów oraz ich odtworzenie na potrzeby audytów i kontroli. Coraz więcej zakładów decyduje się na takie rozwiązanie ze względu na większą czytelność dokumentacji i łatwiejszy nadzór nad procesami higienicznymi. Należy jednak pamiętać, że forma elektroniczna nie zwalnia z obowiązku prowadzenia zapisów rzetelnie i na bieżąco oraz zachowania ich zgodności z rzeczywistymi działaniami w zakładzie.

Podczas kontroli dokumentacji sanitarnej najczęściej ujawniane są nieaktualne wpisy, które nie odzwierciedlają faktycznie stosowanych procedur. Częstym problemem jest również brak zgodności pomiędzy zapisami w księdze mycia a rzeczywiście używanymi preparatami myjącymi i dezynfekującymi, w tym różnice w nazwach środków, stężeniach lub parametrach pracy.

Inspektorzy zwracają także uwagę na brak potwierdzeń wykonania czynności, takich jak podpisy, daty czy oznaczenie osób odpowiedzialnych. Kolejną niezgodnością są nieczytelne, niekompletne lub uzupełniane zbiorczo zapisy, które podważają wiarygodność całej dokumentacji. W praktyce większość tych błędów wynika z braku bieżącej aktualizacji księgi mycia oraz niewystarczającego nadzoru nad jej prowadzeniem.

Jeśli zatem zmieniasz dostawcę środków, pamiętaj, żeby księgę aktualizować, a z nami nie masz tego problemu, bo my każdemu naszemu klientowi pomagamy i zabieramy ten „przykry” obowiązek.

Rozpoczynając z nami współpracę, nie musisz martwić się o księgę mycia. Opracowujemy ją od podstaw lub aktualizujemy istniejącą dokumentację, przejmując pełną odpowiedzialność za jej zgodność i aktualność. Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły CTA